浅谈农商银行办公用品-电子设备管理

    随着农商银行转型升级步伐加快，电子设备种类持续增加，所占比重日益增大，其运用日趋频繁，运行状态互有差异，使用功能各有千秋，管理问题也日益凸显，如何做好电子设备管理成为我们农商银行亟需研究与解决的现实课题。

    一、电子设备管理现状

    1、电子设备采购分发多头化。2013年耒阳农商行开业以来，我们加大了对原规章制度清理，但由于执行模式的惯性作用，仍然存在沿用以前规章制度执行的行为。例如：电子设备依然存在多部门采购并行，下发电子设备相互独立，拒通有无等等，这在电子设备管理系统尚未建设情况下，容易造成“一锅粥”、“张冠李戴”盲目效应，极大阻碍了电子设备数据库建设，影响电子设备管理的正确决策。

    2、重视不够，软硬件建设滞后。虽然近几年我行电子设备获得快速发展，但对电子设备管理建设重视不够，主要表现在：一是电子设备管理信息化建设严重滞后，缺少对设备运行、维护的全程数据，也未能及时反映设备运行动态变化；二是历史旧账“滚雪球”式发展，未进行有效疏导；三是电子设备的资产管理与实物管理的两环节脱节，不能实现信息的联动，时常会出现电子设备的型号、品牌、数量等方面的差异。

    3、综合利用率低，操作管理亟待完善。主要表现：一是新设备的配发缺少相关信息供领导决策；二是对在用的设备重新调配不易操作，工作难度大；三是对于报废设备的处置存在的问题较多，造成报废设备长期搁置，极大降低其剩余价值和利用价值。

    4、缺乏基本操作维护技能，设备浪费现象严重。一是柜员不注重电子设备的日常保养、维护，而偏重“自告奋勇”式强拆维修，待拆散零件一堆无法修复时再报总行科技部维修，这就加大了设备损耗程度，增加了维修成本；二是电子设备耗材使用不厉行节约，不规范使用导致设备使用周期缩短，耗材回收再利用率低，产生浪费。

    二、电子设备管理中存在的主要问题

    1、管理上存在账实不符情形。调查中发现我行资产管理部门的资产管理台账中的电子设备型号、品牌、数量与使用部门的实物存在不同程度的差异。主要原因：一是我行电子设备来源渠道较多，存在无法正常或及时入账情况；二是设备维修、更换过程中错领，错领设备导致账实不符；三是按照程序进行报废处置后，由于历史进账打包，导致现在拆分销账存在困难，造成账实不相符。

    2、变更频繁加大管理难度。主要表现在：一是我行每年都会有大量新增电子设备列入采购计划，同时也有许多旧机、坏机需要清理、报废，造成设备数量变更频繁，登记变更工作量加大；二是设备管理责任人变更频繁，交接容易出现纰漏；三是设备使用人频繁变更，责任追究困难。

    3、报废管理缺乏制度约束。主要问题是：一是没有明确各类电子设备的淘汰与报废标准，管理起来不好掌控；二是内设部门之间缺乏有效的沟通与协调，办事效率低下，既延误了工作，又降低了设备报废的剩余价值。

    4、缺乏有效的操作管理与培训。在电子设备日常使用中，缺乏有效的操作管理和日常培训。大多数员工的设备应用知识缺乏，设备维护意识不强，操作技能低下，往往因不合规操作使用、不按要求对设备进行养护，粗暴搬动甚至强拆维修设备导致设备的毁损。

    三、加强电子设备管理的几点建议

    1、强化设备管理，狠抓制度落实。一是严格按照我行各项规章制度的要求，结合实际工作完善电子设备的购置、领用、调拨、报废等管理制度和审批程序。例如：设备采购统一由后勤保障部执行；设备的重新申领费用开支，在使用年限内的按照支行支付+总行补贴，在使用年限外的按照全额总行支付。二是强化日常管理，搞好定期核算。各部门必须坚持“管理和使用相结合，账实分管、账实相符”的原则，建立健全电子设备档案资料，按照每半年盘点一次的原则对设备进行定期盘点，确保电子设备账账、账实、账卡相符。

    2、实行电子化设备“户籍化”管理。实行“户籍化”管理，每项设备均设有专用标识身份，详细记载了设备唯一编码、归属部门、启用日期、责任人等各项识别要素。这样一方面有利于提高科技信息部的电子化设备管理效率和质量；此外，便于财产管理部门随时掌握、查询电子设备管理信息，实现信息的联动，为设备的集中采购、调配和报废提供可靠依据。另一方面，能够有效提升员工爱护设备意识，真正做到“谁损坏、谁赔偿”，赔得有据可依，有据可查，彻底改过去那种“等、靠、推”的思想，在全行形成全员爱护设备的良好氛围。

    3、化零为整，“设备池”里调剂余缺。总行电子设备管理部门建立表内、表外两本台账，这就相当于将全行的设备连接成了两个大的“设备池”，当某一支行设备短缺时，而另一支行设备富余闲置时，此时便可以由总行在设备池里进行调剂，当然“使用有成本，爱护价更低”。这样一是提高了设备综合利用率，避免了浪费。二是当某支行设备未维护到位，未达到使用年限报废需自行支出采购时，调剂使用成本更低，而富余支行在避免设备久置老化的同时亦能形成表外收入，产生了双赢，减少了我行整体的成本开支。

    4、规范报废，建立表内表外双向机制。所有设备按照统一标准，制定使用年限，使用年限满，均按照报废程序报废，对于报废后仍能正常使用的设备，建立表外台账进行管理。这样一是可以改变过去资产随意堆放与报废的行为，极大提升我行的社会形象，二是进行了税务筹划，利用节税的资金，我行可以进行新设备的采购，提高业务工作效率。

    5、强化培训，培育养护设备的良好习惯。定期联系厂商派出技术人员对我行柜面人员进行基本的维护保养技能培训或由厂商提供教学视频供我行柜面人员网上学习，通过多种形式的学习让柜面人员掌握正确设备操作知识，形成养护设备的良好习惯，保障电子设备的正常运行。一方面，能给我们提供了一个良好的工作环境，提高了我行工作人员的工作效率；另一方面，使简单粗暴的强拆成零件再报维修习惯得到有效遏制，避免了设备因维护不当而过早报废，形成隐性浪费。

                        （作者单位：耒阳农商银行）